Выдача аванса на командировку

Содержание

Как отразить в бухгалтерском учете выдачу аванса на командировку – НалогОбзор.Инфо

Выдача аванса на командировку

  • 1. Командировка по России
  • 2. Загранкомандировка

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  • деньги, полученные с ее расчетного счета;
  • выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 15 по 18 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

14 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) сотруднику для командировки по России можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

Дебет 50-3 Кредит 76

– приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Выдачу дорожных чеков сотруднику отразите так:

Дебет 71 Кредит 50-3

– выданы дорожные чеки сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче дорожных чеков сотруднику, направленному в командировку по России

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов выезжает в командировку в г. Челябинск. Срок командировки – с 11 по 14 марта. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 76
– 20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

7 марта Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:

Дебет 71 Кредит 50-3
– 20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Загранкомандировка

Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:

  • снять деньги со своего валютного счета;
  • купить валюту в обслуживающем банке;
  • выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.

Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте?

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет.

Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета. Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч.

 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Банк России в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г.

№ 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч. 3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г.

№ 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства.

Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Совет: поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях или выдачу валюты в безналичном порядке – путем перечисления на пластиковую банковскую карту.

По возвращении из командировки сотрудник составляет авансовый отчет. Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_vydachu_avansa_na_komandirovku/59-1-0-1531

Аванс на командировку: как получить денежные средства в подотчет на командировочные расходы, образец заявления на выдачу денег, как отчитаться?

Выдача аванса на командировку

Служебные поездки сотрудников для выполнения трудовых функций вне постоянного места работы влекут за собой денежные затраты.

Командировки осуществляются по приказу работодателя и должны быть профинансированы за счет предприятия путем выдачи работнику аванса (часть 1 статьи 168 ТК РФ и пункт 10 Постановления Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года).

Как получить деньги подотчет?

Затраты на проезд к пункту назначения командировки, наем жилья на время пребывания не по месту постоянной работы, а также суточные расходы в соответствии со ст.168 Трудового кодекса покрываются работодателем.

Помимо этого, если служебная поездка подразумевает расходование дополнительных финансов (например, приобретение командированным механиком запчастей для осуществления ремонта техники), аванс должен включать в себя соответствующие дополнительные денежные суммы.

Аванс на командировку выдается в бухгалтерии предприятия, которое направляет работника в служебную поездку и может производиться как в наличной, так и в безналичной форме (на банковскую зарплатную карточку сотрудника).

Для того, чтоб работнику был выдан аванс на расходы, связанные со служебной поездкой, необходимо наличие одного из двух ниже представленных документа:

В случае, когда производится наличный расчёт, необходимо заполнение расчетного кассового ордера, который утвержден постановлением №88 Госкомстата РФ 18 августа 1998 года.

Аванс выдается на руки самому командированному работнику по удостоверению личности (паспорт) либо его представителю при предъявлении заверенной нотариально доверенности.

Кассир предприятия (организации) прописывает словами в расчетном кассовом ордере выданную сумму.

После получения аванса сотрудник должен в присутствии кассира пересчитать всю сумму и поставить подпись в ордере в случае соответствия.

Безналичный расчет командировочного аванса разрешен в соответствии с письмом Министерства Финансов Российской Федерации №02-03-10/37209, письмом Казначейства №42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года и регулируется локальным актом предприятия (организации) (коллективным трудовым договором).

При безналичном расчете приказ начальства на выплату аванса на служебную поездку передается в бухгалтерию предприятия (организации) и является основанием для перевода рассчитанной суммы на зарплатную карту работника.

В случаях, когда выданных средств не хватило на предусмотренные сметой расходов по командировке растраты, работник использует личные средства, а по возвращению из служебной поездки указывает в отчете дополнительные траты.

Предприятие обязано возместить сотруднику все подтвержденные расходы, на оплату которых не хватило авансового платежа.

Если срок командировки был продлен, работодатель должен профинансировать расходы сотрудника за все дни продления путем перевода дополнительных средств на банковскую карту.

Важно! Выдача аванса на командировку является обязательным условием направления работника в служебную поездку.

Даже в случае наличия письменного согласия сотрудника о возмещении понесенных в связи с командировкой растрат после возвращения на постоянное место работы, работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.

Как оформить заявление?

Для получения командировочного аванса работником составляется заявление на выдачу средств в связи со служебной поездкой.

Документ должен соответствовать общим правилам оформления рабочей документации – состоять из шапки, основной части и заключения.

Заявление на аванс на командировку составляется работником на имя начальника.

В основной части указываются данные приказа о направлении в командировку (номер, дата), период служебной поездки, сумма авансового платежа с расписанными основными статьями расходов (на проживание, проезд, суточные траты).

Также сотрудник, от имени которого составляется заявление, должен указать, что ознакомлен с обязанностью отчитаться о растратах аванса в течении трех рабочих дней после возвращения с поездки.

В конце документа проставляется дата составления, подпись и виза начальства.

Без последнего пункта заявление считается не действительным для совершения бухгалтерских операций.

Скачать образец заявления на получение аванса на командировку – word.

В какие сроки нужно отчитаться о командировочных расходах?

Отчет о растрате командировочного аванса – это обязательный документ, сдача которого регламентируется ст.ст.313—314 Налогового кодекса РФ.

Представленный отчет должен быть составлен на специальном бланке №АО-1 и предоставлен работником в течении трех рабочих дней после окончания командировки (абз.2 п. 6.3 указания Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года).

К указанному документу прикладываются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, проездные билеты и пр.

Чем подтвердить командировочные расходы, рассказано в данном видео:

Выводы

Выдача аванса на командировку – это обязательный пункт, без выполнения которого направление работника в служебную поездку является незаконным.

Платеж может быть произведет путем выдачи наличных средств из кассы или безналичным переводом необходимой суммы на банковскую карту.

Все произведенные сотрудником растраты должны быть отражены в отчете по авансовому платежу и подтверждены документально.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/vydacha-avansa.html

Оформление командировочных документов, расчет командировочных расходов

Выдача аванса на командировку

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.

Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).  

Когда выплачивать аванс — до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету.

Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.   

Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается  командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться  в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной.

В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

  • ФИО работника
  • подразделение
  • дата авансового отчета

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

  • наименования первичных документов или наименования расходов
  • сумму, указанную в документе
  • итоговую величину по совершенным расходам
  • подпись

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке  из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.   

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д.

В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период).

Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях  работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.  

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.  

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.  

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Пример

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце.

Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб.

Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных  

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы.

Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад.

Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.  

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка.

Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа.

Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности.

Любые переработки инициируются  работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.