Построчный перевод документов для авансового отчета образец

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Построчный перевод документов для авансового отчета образец

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

– проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

– убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

– документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, “Транспортные расходы”, “Гостиничные расходы”, “Иные расходы”) и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 “Краткий отчет о выполнении задания” (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если “первичка” на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык – либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О.

пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета).

Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет – это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

– в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

– налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

– в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

– работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходовНалог на прибыльНДФЛСтраховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС
Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договоромПолностью учитываютсяв расходахНе удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛНе начисляются
Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)
Расходы на проезд: – к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); – к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на такси) и обратноУчитываются в расходах без ограниченийНе удерживаетсяНе начисляются
Расходы по найму жилого помещения – при наличии подтверждающих документовУчитываются в расходах без ограниченийНе удерживается со всей суммы “гостиничной” оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировокНе начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов
Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)
Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т.п.Учитываются в расходах без ограниченийНе удерживаетсяНе начисляются
Оплата услуг связи
Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов
Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия

“Командировочный” НДС

И в завершение – несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет.

Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914.

И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не “светить” выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

Источник: http://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Построчный перевод документов для авансового отчета образец

Продукты по направлению

Астрал

Лайфхак

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

  • кассовые и товарные чеки;
  • электронные чеки;
  • товарные накладные;
  • приходные кассовые ордера;
  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

    • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
    • сведения о сумме текущего аванса;
    • общая сумма полученных и израсходованных денег;
    • сумма остатка либо перерасхода;
    • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

  4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Астрал

Источник: https://astral.ru/articles/layfkhak/12664/

Учет документов на иностранном языке

Построчный перевод документов для авансового отчета образец

“Практическая бухгалтерия”, 2012, N 6

Отправляя сотрудников в командировку за границу или ведя дела с иностранными партнерами, компании приходится иметь дело с документами, составленными на иностранном языке. Разумеется, учет такой первички имеет свои особенности.

Участники форума www.buhgalteria.ru озадачились вопросами: как их учитывать, нужно ли переводить такие документы и всегда ли нужно обращаться к профессиональным специалистам? Попробуем разобраться, как быть в таких ситуациях.

С первым вопросом к участникам форума обратилась “Наталья Сергеева”:

“Наталья Сергеева”: “Отправили сотрудника в заграничную командировку. К авансовому документу были приложены авиабилеты, составленные на английском языке. Разъясните, пожалуйста, нужно ли переводить данный документ. Ведь авансовый отчет составлен на русском языке, и нарушения законодательства в таком случае нет. Или я ошибаюсь?”

На помощь первым пришел, как всегда, гуру форума www.buhgalteria.ru “Олег”:

“Олег”: “Нет, перевод документов на русский язык необходим в любом случае”.

“Инна Евгеньевна” подсказала:

“Инна Евгеньевна”: “Государственным языком на территории Российской Федерации признается русский язык. Данное право закреплено в ст. 68 Конституции РФ, следовательно, документы переводить придется”.

Дополнила ответ еще одна постоянная участница форума “Тамара Петровна”:

“Тамара Петровна”: “Официальное делопроизводство в госорганах, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-1 “О языках народов Российской Федерации”)”.

“Олег”: “Ко всему прочему п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н) определено, что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации – в рублях.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности также осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, документы, прикладываемые к авансовому отчету (если они составлены на иностранном языке), обязательно должны иметь перевод на русский язык”.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы. К ним относят:

  • авиа- и железнодорожные билеты – подтверждают расходы на проезд;
  • счета гостиниц – подтверждают расходы на проживание;
  • чеки, квитанции;
  • другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Таким образом, расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве обоснованных. А следовательно, документы по ним принимаются в качестве первички для целей налогового учета (Письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47).

Что касается авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином иностранном языке, в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций.

Не требуется перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации).

Такое решение высказали чиновники Минфина России в Письме от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168.

“Наталья Сергеева”: “Спасибо”.

С другим вопросом к профессионалам обратилась “Лена”:

“Лена”: “Сотрудники привезли из заграничной командировки документы, составленные на английском языке. Может ли физическое лицо, не являющееся профессиональным переводчиком, но владеющее данным языком, перевести такие документы на русский язык?”

“Олег” помог разобраться:

“Олег”: “Эти документы могут быть переведены как обычным специалистом вашей компании, так и профессионалом-переводчиком”.

“Тамара Петровна”: “Все верно. Перевести такие документы можно доверить как специалисту-переводчику, так и сотруднику компании. Данную позицию подтверждают Письма Минфина России (от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168, от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725).

К примеру, в Письме от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168 указано, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей”.

Дополнила “Жанна”:

“Жанна”: “Этой же позиции придерживаются и чиновники ФНС России в своих Письмах, например, от 26 апреля 2010 г. N ШС-37-3/656@, от 25 февраля 2009 г. N 16-15/01636”.

Советы участников форума верные. Документы могут быть переведены как переводчиком, так и специалистом компании. Однако рекомендуем указать в приказе или ином документе круг лиц, имеющих право на перевод.

“Лена”: “Спасибо за подробные ответы”.

С очередным вопросом столкнулась “Наталья Сергеева”:

“Наталья Сергеева”: “А если в нашей компании документы на иностранном языке составлены по типовой форме?”

Своим советом решил поделиться “Антон”:

“Антон”: “При наличии у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа (Письмо Минфина России от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725)”.

“Наталья Сергеева”: “Спасибо большое!”

С новым вопросом обратилась “Настя”:

“Настя”: “Помогите с проводками. Наша компания обратилась к услугам переводчика, чтобы перевести документы с китайского языка на русский. Оплачивались услуги через подотчетное лицо”.

“Олег”: “Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит 50-1 “Касса организации”

  • расчеты с подотчетными лицами;

Дебет 26 (20, 44) “Основное производство” Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

  • отражена стоимость услуг переводчика;

Дебет 19 “НДС по приобретенным ценностям” Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Дебет 50-1 “Касса организации” Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

  • отражена сумма, возвращенная подотчетным лицом;

Дебет 68 “Расчеты по налогам и сборам” Кредит 19 “НДС по приобретенным ценностям”

  • принята к вычету сумма НДС”.

“Настя”: “С бухгалтерским учетом все понятно, а как быть с налоговым?”

Опять на помощь пришла “Тамара Петровна”:

“Тамара Петровна”: “Суммы НДС можно принять к вычету при наличии счетов-фактур (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Что касается налога на прибыль, то затраты на услуги переводчика можно включить в облагаемую базу по налогу на прибыль, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ)”.

“Настя”: “Спасибо за ответы”.

“Ольга Пономарева”: “Можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль затраты на перевод документов и нотариальное удостоверение таких бумаг?”

“Олег”: “Да, можно. Нашел Письмо Минфина России, подтверждающее эту точку зрения (от 4 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/644).

В нем чиновники отмечают, что затраты организации на перевод и нотариальное удостоверение документов по взаимоотношениям с иностранными контрагентами могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов согласно пп. 10 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса”.

“Наталья Сергеева”: “Выходит, что авиабилеты, которые перевели на русский язык, тоже нужно заверять у нотариуса?”

“Олег”: “Этого делать не обязательно, нет нормы закона, которая бы указывала, что это делать необходимо. Чиновники лишь отмечают, что для того, чтобы признать подобные расходы в целях налогообложения прибыли, они должны иметь перевод, а не нотариальное удостоверение”.

На форуме появился новый вопрос от “Нади”:

“Надя”: “Я училась за границей (на платной основе). Решила подать документы на налоговый вычет по НДФЛ. Какие необходимо представить документы? И как быть, если они составлены на английском языке?”

“Олег”: “Копию договора с учебным заведением, платежные квитанции. А также все документы должны быть подтверждены и заверены у нотариуса”.

Олег прав. Напомним: для того чтобы получить налоговый вычет, в налоговую инспекцию необходимо представить пакет подтверждающих документов, а именно:

  • копию лицензии или иного документа, который подтверждает статус учебного учреждения;
  • документы, подтверждающие фактически произведенные расходы (копии квитанций, выписки с расчетного счета);
  • договор, заключенный с образовательным учреждением;
  • справку по форме 2-НДФЛ;
  • налоговую декларацию по утвержденной форме;
  • заявление на налоговый вычет.

Если налогоплательщик осуществляет вычет за свое обучение, то необходимо помнить, что в том налоговом периоде, за который предоставляется вычет, он должен иметь доход, облагаемый по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ).

При этом социальный налоговый вычет по расходам на обучение предоставляется налогоплательщикам независимо от того, где территориально расположено образовательное учреждение – на территории РФ или за рубежом.

Вместе с тем налогоплательщикам следует учитывать требование налогового законодательства о наличии у образовательного учреждения лицензии либо о подтверждении его статуса иным документом.

Поэтому статус иностранного образовательного учреждения должен подтверждаться соответствующими документами, предусмотренными законодательством этого иностранного государства.

Следует иметь в виду, что ко всем подтверждающим документам должны прилагаться нотариально заверенные переводы на русский язык. Данную точку зрения также подтверждает Письмо УФНС России по г. Москве от 6 августа 2010 г. N 20-14/4/083175@.

В отсутствие у налогоплательщика документов, являющихся основанием для предоставления социального налогового вычета, установленного пп. 2 п. 1 ст. 219 Налогового кодекса, социальный налоговый вычет не предоставляется.

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/77703-uchet-dokumentov-inostrannom-yazyke

Документы для авансового отчета

Построчный перевод документов для авансового отчета образец

Составление авансового отчета – стандартная практика для всех компаний. Отчет по потраченным средствам составляется сотрудником в том случае, если он, как подотчетное лицо, получил определенную сумму средств на расходы, связанные с деятельностью компании. Чтобы подтвердить использование этих средств, сотрудник должен предоставить вместе с отчетом определенные документы.

О каких документах идет речь? Несмотря на то, что по этому вопросу выпускаются методические рекомендации и развернутые комментарии, сложности у подотчетных лиц продолжают регулярно возникать. Разберемся подробнее в этой теме.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Обязанности подотчетного лица

Подотчетное лицо или сотрудник, получивший средства организации на выполнение задач, связанных с её деятельностью, обязан:

  • выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
  • использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
  • отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
  • собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
  • сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
  • возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.

Обратите внимание, что в служебную командировку может быть направлен сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда (гражданско-правовому). Сотрудник, работающий по договору подряда, подотчетным лицом выступать не может.

Правила предоставления авансового отчета

Для выдачи средств подотчетному лицу требуется распоряжение руководителя организации. Это распоряжение выдается после предоставления заявления сотрудником, который получает подотчетные средства или отправляется в командировку.

После осуществления всех расходов сотруднику необходимо отразить их в авансовом отчете, обязательно приложив к нему все подтверждающие документы, и далее передать всё это в бухгалтерию организации. Сроки предоставления рапорта различаются в зависимости от типа расходов.

Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, срок равняется трем дням и отсчитывается от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или в путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды организации, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении руководителя, которое прилагается к учетной политике.

Вся информация, касающаяся учетной политики организации, включая приложения к ней, должна быть доведены до сведения всех подотчетных лиц, а также сотрудников бухгалтерии.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Подотчетный сотрудник обязательно должен оправдать понесенные в ходе выполнения задания расходы. Ниже дан перечень документов для авансового отчета, которые доказывают целевое использование средств на нужды компании:

  • кассовый чек;
  • товарный чек;
  • бланк строгой отчетности (БСО);
  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • счёт-фактура;
  • товарная накладная;
  • билет и посадочный талон на транспорт.

Чеки — это самые популярные документы, принимаемые к авансовому отчету. Они выдаются при расчете в магазинах, медицинских учреждениях, гостиничных комплексах и т.п. В качестве первичного документа кассовый чек должен содержать:

  • наименование документа;
  • порядковый номер за смену;
  • дата, время, место проведения операции;
  • наименование организации;
  • ИНН, система налогообложения;
  • признак расчета;
  • перечисление товаров/услуг и их стоимость;
  • формат оплаты товаров/услуг;
  • ФИО продавца;
  • реквизиты кассового аппарата;
  • порядковый номер документа;
  • адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
  • QR-код.

Обратите внимание, что кассовый чек для авансового отчета обязательно должен содержать детализацию покупок/услуг, а не общее название, иначе его необходимо дополнить товарным чеком, который содержит детализацию.

Товарный чек не имеет стандартной формы, однако должен содержать все обязательные реквизиты для первичных документов, кроме номера и печати.

О том, как оформить авансовый отчёт по чекам, читайте в материале https://hamiltonapps.ru/kak-oformit-avansovyy-otchet-po-chekam/.

В качестве документов расхода для авансового отчета также могут прилагаться и товарно-транспортные накладные или бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также расшифровку каждой позиции.

Подсказки подотчетному лицу

Существуют определенные рекомендации, которых следует придерживаться всем подотчетным лицам:

  1. Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.
  2. Авансовый отчет может быть составлен как в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так и в унифицированной (АО-1), несмотря на то, что она была отменена еще в 2013 году.
  3. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
  4. Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
  5. Авансовый отчет можно составлять и в электронной форме, используя специализированные инструменты.

Например, в облачном приложении Hamilton Авансовый отчёт большая часть информации в документе уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что нужно внести — подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов необходимо сфотографировать свои чеки и прикрепить их к отчету в режиме онлайн. И далее отправить электронный отчет на проверку бухгалтеру, кликнув на кнопку «Отправить».

Таким образом сотрудник за считанные минуты составляет только 100%-правильно оформленные авансовые отчеты, а все подтверждающие по ним документы всегда доступны в электронном архиве.

Источник: https://hamiltonapps.ru/dokumenty-dlja-avansovogo-otcheta/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.