Локальная инвентаризация это

Содержание

Терминалы сбора данных для проведения инвентаризации: способы автоматизации складских процессов

Локальная инвентаризация это

Терминал сбора данных — это многофункциональное устройство для автоматизации бизнеса. Он выполняет сбор и обработку информации, обменивается данными с товароучетной программой. С помощью ТСД можно ускорить инвентаризацию, исключить ошибки в отчете. Мы расскажем, как подключить новый терминал и провести инвентаризацию.

ТСД является мини-компьютером с операционной системой. У прибора есть экран и клавиатура, сканирующий модуль для распознавания этикеток. Современные терминалы распознают 1D и 2D штрих-коды. Высокопроизводительный процессор обеспечивает быструю обработку информации.

Использовать ТСД можно в сложных условиях: при слабом освещении, при низкой температуре, в запыленном или влажном зале. Эти устройства отличаются усиленной защитой корпуса: IP 67. Приборы выдерживают падения с высоты до 150 см. Клавиатура может быть сенсорной или промышленной. Сенсорная клавиатура распознает касания холодными или влажными руками.

Устройство рассчитано на работу в беспроводном режиме. Для передачи данных используется Wi-Fi, Bluetooth или радиомодуль. Предусмотрена встроенная память: если сигнал будет прерван, данные сохранятся в памяти. В беспроводном режиме питание осуществляется от аккумулятора.

Терминалы сбора данных используются для учета товаров, документов, почтовых отправлений. Они применяются в магазинах, на складах, в офисах, в логистических службах. Самая популярная функция ТСД — проведение инвентаризации с передачей результатов в 1С.

Цели проведения инвентаризации:

  1. Проверка фактического числа остатков.
  2. Информирование клиентов о наличии товара на складе.
  3. Проверка недостачи или пересортицы по каждому товару.
  4. Своевременный заказ недостающих товаров.
  5. Выявление свободных ячеек для нового поступления.
  6. Проверка условий хранения товаров.

В крупных магазинах и на оптовых складах нецелесообразно проводить инвентаризацию вручную. Когда сотрудники закончат перепись остатков, информация станет неактуальными из-за новых поставок и отгрузок. При монотонной работе возникнут ошибки из-за снижения концентрации. Только с помощью автоматизации можно создать актуальную базу данных.

До начала инвентаризации нужно подключить устройство к ПК, провести синхронизацию с 1С (или другой программой для товарного учета). Проводить инвентаризацию можно по документу или по фактическим остаткам.

В первом случае бухгалтер создает документ и отправляет его на ТСД работнику склада. Получив файл, сотрудник сверяет количество остатков с цифрами в ведомости. Он считывает штрих-коды с упаковок и вводит число остатков. После окончания сверки устройство сгенерирует отчет, который покажет недостачу и пересорт.

По второй схеме кладовщик создает инвентаризационный документ. Затем он считывает штрих коды и указывает количество остатков. Заполненный документ направляется в товароучетную программу. Бухгалтер проверяет полученный файл, составляет акты оприходования излишков и списания недостачи.

Рассмотрим принцип работы с терминалом сбора данных на примере моделей MERTECH SUNMI. Приборы оснащены сканирующим модулем 2D от Zebra Technologies. Информация выводится на цветной дисплей. У модели L2 сенсорный экран, у модели L2K сенсорный дисплей и промышленная клавиатура. Оба терминала работают в беспроводном режиме до 20 часов.

У каждой модели есть в комплекте кабель USB Type С. Для синхронизации нужно подключить ТСД к компьютеру по USB и дождаться, пока устройство будет распознано. Драйвера для подключения входят в комплект.

Как выгрузить информацию из терминала:

  1. Проверить наличие соединения.
  2. Запустить на ПК утилиту Генератор приложений.
  3. Выбрать функцию «Получить данные».
  4. Сохранить нужные файлы на компьютер.

Ручная обработка отчетов так же неэффективна, как и ручная инвентаризация. Для полноценной работы с терминалом нужно интегрировать его с программой для товарного учета.

Как синхронизировать ТСД с 1С Управление торговлей

Убедитесь, что драйвер активирован, и прибор подключен к ПК. Запустите лицензионную версию 1С. Перейдите на вкладку «Сервис». Активируйте функцию «Настройка торгового оборудования».

Нажмите кнопку «Добавить» и выберите вашу модель ТСД из предложенного списка. Терминалы MERTECH совместимы с 1С и доступны для синхронизации.

Найдя в списке нужную модель ТСД. Дважды нажмите на выбранную строку левой кнопкой мыши. Подтвердите выбор кнопкой ОК.

Если все сделано правильно, терминал добавится в список подключенного оборудования. После этого можно начинать инвентаризацию или другую операцию. Если по каким-либо причинам ваш терминал не синхронизируется с ПК, обратитесь к производителю модели.

Процедура инвентаризации может незначительно отличаться для разных моделей ТСД и разных версий 1С. Далее мы приведем общую схему работы:

  1. Проверьте подключение терминала с ПК.
  2. Запустите 1С Управление торговлей.
  3. Откройте раздел «Склад и доставка».
  4. Перейдите в подраздел «Излишки, недостачи, порчи».
  5. Активируйте функцию «Пересчет товаров».
  6. Сформируйте инвентаризационную ведомость.
  7. Заполните обязательные строки.
  8. Выберите способ отбора номенклатуры в поле «Товар».
  9. Укажите наименование точки в графе «Склад».
  10. Нажмите кнопку «Заполнить по отбору», чтобы сгенерировать таблицу.
  11. Нажмите кнопку «Выгрузить товары», чтобы отправить файл оператору.

Получив документ, ответственный сотрудник может приступить к инвентаризации. Получив отчет, нужно сравнить реальные и фактические цифры, составить акты списания и оприходования.

Заключение

Применение терминалов ускоряет приемку и отгрузку товаров, сбор заказов, инвентаризацию и контроль цен, пополнение ассортимента. Иногда терминалы используют в торговом зале, чтобы оперативно проверять наличие товара на складе и отвечать на вопросы клиентов.

После покупки ТСД рабочее время персонала будет использоваться эффективно. Число ошибок в базе данных значительно сократится. Приобретение ТСД окупится за счет уменьшения убытков из-за недостачи и пересортицы товара.

Терминал сбора данных (ТСД) — это устройство с широким набором функций. ТСД применяется для оптими..

Терминалы сбора данных Mertech получили сертификаты о совместимости с 1С Предприятие. Сертификаты ..

Терминал сбора данных — это мобильный компьютер, предназначенный для оптимизации работы склада. Пр..

Терминал сбора данных (ТСД) — это мобильное устройство для проведения складского учета. Без него н..

Источник: https://mertech.ru/blog/vse-o-tsd-terminaly-sbora-dannyh/2-luchshih-metoda-inventarizatsii-pri-pomoschi-tsd/

Инвентаризация в магазине. Как упростить процесс

Локальная инвентаризация это

Инвентаризация – одна из главных забот в магазине любой направленности.Что есть у меня на складе? Не пропадает ли товар? Сходятся ли данные в учетной программе с фактическими? На все эти вопросы отвечает именно инвентаризация.При своей очевидной необходимости инвентаризация для многих остается долгим и непонятным процессом, связанным с неудобствами. Такими, как закрытие магазина или несовпадение остатков.Мы расскажем, как превратить инвентаризацию в четко работающую систему и проводить ее легко, быстро и главное – эффективно.Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка состояния и наличия имущества организации на конкретную дату путем соотнесения фактических данных и данных учета.

Основная цель инвентаризации – определение того, что фактически находится в имуществе и выявить неучтенные объекты. 

Но эта цель – не единственная, инвентаризация в магазине вам также поможет:

  • Снизить кражи сотрудниками организации.
  • Проконтролировать процесс порчи и/или потерь товара в магазине или на складе. Например, нарушение целостности упаковки.
  • Выявить пересортицу.
  • Выявить излишки.
  • Проверить выдерживаются ли правила хранения.
Виды инвентаризации магазина:

  • Полная – по всем товарным позициям. Обычно проводится раз в полгода из-за глобальности процесса.
  • Под пересчет попадает все, включая основные средства.
  • Локальная – проверка групп товаров. Может проводиться раз в месяц. В нее попадают такие товары как: овощи, фрукты, мясо, рыба, алкогольные напитки, табачные изделия, кофе, товары в зоне у кассы.
  • Выборочная – проверка определенных товаров. Проводится хоть каждый день для выявления проблемных позиций.

Этапы проведения инвентаризации магазина

Инвентаризация состоит из четырех частей: 

ПодготовкаНа этом этапе руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации, и вы готовите склад и торговый зал – создается план проведения инвентаризации и список задействованных сотрудников. Подсчет Непосредственно пересчет товаров и сведение данных. Фиксация результатовРезультаты инвентаризации заносятся в соответствующую ведомость. ВыводыОпределение итогов и списка действий по результатам инвентаризации. 

Правовые аспекты инвентаризации

Существует документ, который определяет порядок проведения инвентаризации – приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

* Для проведения инвентаризации необходимо создать приказ (форма ИНВ-22).

В приказе учитываются причины проведения сверки, даты ее начала и окончания, сроки сдачи документации, степень охвата объектов и прочее.

* Инвентаризационная опись товароматериальных ценностей (форма ИНВ-3).

* Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

Также для проведения инвентаризации создается комиссия, которая будет контролировать порядок процесса.

В нее входит руководство компании, представители бухгалтерии и прочие специалисты, которые могут не являться работниками данной организации.

В состав комиссии также может входить независимый консультант.

Отсутствие хотя бы одного человека, входящего в состав комиссии, недопустимо. Инвентаризация считается состоявшейся только при полной явке всех ее участников.

Данная процедура позволяет списывать и выявлять недостачу, проверить сохранность производственных запасов и получить более полную информацию о реальной ситуации в компании. Также комиссия может проверить соблюдение правил эксплуатации и условий хранения продукции.

Способы учета товара

Для того, чтобы пересчитать продукцию нужно определить систему подсчета. Самый популярный способ маркировки продукции – штрих-код.

Штрихкодирование используется во многих областях деятельности в магазине и на складе. Например, при приемке, продаже товара и, конечно, инвентаризации.

Каждой товарной категории присваивается свой штрих-код, сканируя который можно найти данный товар в системе. Сканирование позволяет быстро найти товар и отразить действия, совершенные с ним, в учетной программе.

Оборудование для штрихкодирования 

Мы подберем оборудование для штрих-кодирования, расходные материалы, установим и обучим

Инвентаризация с технологией RFID

RFID – способ идентификации товаров вне прямой видимости и на удалении до 10 метров. Более продвинутая система, чем штрихкодирование, при использовании RFID-систему не нужно считать продукцию по одной штуке, это в разы ускоряет проведение инвентаризации.При этом RFID технология намного дороже, чем штрихкодирование, целесообразность использования зависит от множества факторов. От каких? Мы расскажем.

Мы проконсультируем вас по RFID-системам.

Инвентаризация магазина с помощью терминала сбора данных

Самый эффективный способ сократить время проведения инвентаризации – проводить ее с использованием терминала сбора данных.

Терминал имеет считывающий элемент и внутреннюю память, а также подключается к учетным программам, загружая туда фактические данные о наличии товара в документ инвентаризации.

Терминал сбора данных — мобильный компьютер со считывающим модулем. Используется для сбора, обработки, хранения и передачи данных в общую информационную систему.

Устройство имеет процессор, встроенную память и аккумулятор, интегрируется с любой учетной системой, в том числе с 1С.

Как его использовать для проведения инвентаризации? 

Нужно загрузить номенклатурные позиции в терминал. Пересчитать с помощью терминала все позиции в магазине или на складе. Загрузить в учетную программу данные, собранные терминалом. Система проведен анализ результатов. 
Мы подберем вам терминал, настроим, обучим, автоматизируем магазин или склад.

Программные продукты для ТСД

Для того, чтобы провести инвентаризацию, на терминал сбора данных нужно установить программу.

Программы существуют разные: для работы в магазине, на складе, для продукции, попадающей под специальную маркировку.

Например, Клеверенс Mobile SMARTS Магазин 15. За счет того, что программа специально разработана для проведения инвентаризации в магазине, она помогает оптимизировать процессы по учету товаров.

Подготовка к проведению инвентаризации магазина

Чтобы провести инвентаризацию быстрее и эффективнее к ней нужно подготовиться заранее:

  • Разобраться на складе – разложить продукцию по товарным группам, выкинуть весь мусор.
  • Навести порядок в торговом зале, в том числе на полках.
  • Провести в вашей учетной программе документы, которые еще не были отражены. Например, возвраты, приходы или списания. Этот пункт очень важен для корректности инвентаризации.
  • Заранее подготовить график работы сотрудник не только во время инвентаризации, но и при подготовке к ней.
  • Сотрудников тоже нужно подготовить – провести им подробный инструктаж. Научитесь работать быстро и слаженно.

Проведение инвентаризации магазина 

  • Для того, чтобы провести полную инвентаризацию, нужно приостановить работу магазина. Возобновление продаж возможно только после сведения всех данных. Если инвентаризация локальная, то закрывается группа товаров.
  • Для минимизации финансовых потерь из-за простоя полную инвентаризацию чаще всего проводят ночью. Если же вы используете для подсчета ТСД со специализированным ПО, то время можно сократить и провести инвентаризацию рано утром или поздно вечером.
  • Каждый стеллаж торгового зала должен быть пронумерован.
  • Также нужна схема склада.
  • Для того, чтобы закрыть склад без потерь, нужно наполнить торговый зал максимальным количеством товаров, чтобы обеспечить продажи в течение целого дня.
  • Сначала приостанавливается работа на складе и проводится инвентаризация там, затем в магазине. 
Проведение инвентаризации магазина – как считать Один стеллаж считает 2 сотрудников. Один сотрудник сканирует коды всех единиц товара на стеллаже, второй делает это повторно. Считайте слева направо сверху вниз и все позиции именно там, где они стоят.Занесите результаты двух независимых подсчетов в программу и сделайте сличительную ведомость. Если расчеты расходятся, то сделайте пересчет по расхождениям. Нельзя переходить к подсчету следующих стеллажей пока не определены результаты текущего. Все проведенные стеллажи отмечаются во избежание пропусков или задвоения.Локальная инвентаризация проводила по такому же принципу, только закрывается конкретная группа товаров, а не магазин целиком.Сверка данных После пересчета всего товара создается общая сличительная ведомость с ошибками расчетов. В ней мы смотрим на сколько информация в программе отличается от той, что мы получили по факту.Сначала важно проверить наибольшие расхождения, затем меньшие. Все найденные товары с истекшим сроком годности или испорченные включаются в инвентаризацию и списываются уже после ее закрытия. Магазин открывается после того, как данные инвентаризации принимаются и больше никаких пересчетов не планируется.Излишки продукции Если оказалось, что каких-то товаров у вас в переизбытке, то это также свидетельствует о несовпадении с данными учетной программы. Излишки могут говорить об ошибках в подсчете.Обратите внимание, что если товара нет на самом деле, но он числится у вас, то это может привести к сбою в заказе.

Недосдача продукции

Причины недосдачи – ошибки, воровство, естественная убыль (товар испортился).

Обратите внимание, что если недосдача по конкретному товару – ошибка, то это может привести к заказу товара и к тому, что товар со склада не будет реализован вовремя и может истечь его срок годности.

Правила проведения эффективной инвентаризации

  • Проводите локальные инвентаризации на постоянной основе.
  • Не забывайте проводить и выборочные инвентаризации товаров.
  • Следите за порядком на складе и в торговом зале.
  • Заранее подготовьте сотрудников к проведению инвентаризации.
  • Используйте терминалы сбора данных.
  • Используйте программные продукты для проведения инвентаризации, именно они максимально сократят затраты.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию, и наши специалисты расскажут вам, что необходимо для проведения инвентаризации.

Источник: https://www.kkm.ru/about/news/67073/

Проведение инвентаризации в магазине: правила и инструкция

Локальная инвентаризация это

Инвентаризация проводится по приказу руководства на основании нескольких факторов:

  • Продажа или передача в аренду магазина – проверка осуществляется с целью показать покупателю или арендатору соответствие фактических ТМЦ с документарными;
  • Годовой бухгалтерский отчет – перед составлением отчета обязательно проведение инвентаризации. Составляется отчет не реже, чем раз в 12 месяцев в соответствии с ФЗ №402. Поможет при составлении календарь бухгалтера на 2021 год;
  • Смена ответственного за ТМЦ – когда меняется материально ответственное лицо, сотрудник, отвечающий за ТМЦ, должен провести инвентаризацию и передать акт о проверке новому ответственному;
  • Кража или порча имущества – в этом случае инвентаризация необходима, чтобы подсчитать убытки;
  • Катаклизмы – ревизию нужно сделать, чтобы убедиться в полной сохранности имущества и товаров. Инвентаризацию в этом случае проводят не только, если произошел пожар или наводнение, но и если магазин залили с верхнего этажа;
  • Реорганизация или ликвидация ИП или ООО.

Инвентаризация – это длительный процесс, который финансово сказывается на бюджете организации, так как приходится платить сверхурочные сотрудникам, проводящим проверку. Помимо этого, нарушается функциональность магазина. Поэтому руководство самостоятельно решает, как часто проводить плановую инвентаризацию.

Поможет быстро и без ошибок провести инвентаризацию программа Класс365. В ней автоматически создается список с учтенными товарами, добавлять позиции в него можно с помощью сканера штрихкода, а при наличии отклонений прямо из документа инвентаризации переходить к списанию или оприходованию. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас>>>

Виды инвентаризации в розничном магазине

Существует 2 вида инвентаризации: проверка имущества организации (основные средства) и товарных запасов.

К основным средствам относится оборудование, находящееся в магазине: холодильники, прилавки. То есть все то, что не относится к товару.

Проверка товарных запасов представляет собой анализ всей продукции, находящейся в магазине.

Стоит отметить, что инвентаризация основных средств проводится значительно реже.

Перед ее проведением ответственным лицам приходит уведомление. Ведомость, в которой указаны все товарно-материальные ценности, нужно оформить в виде таблицы. Также составляется список ответственных лиц. Проводят проверку имущества организации не реже, чем 1 раз в год. Это нужно, чтобы отслеживать износ оборудования и при необходимости своевременно производить замену.

Также инвентаризацию в магазине можно разделить на 3 типа:

  • Полная – в данном случае проверяются все ТМЦ организации. Такая проверка отнимает большое количество ресурсов, поэтому проводить ее можно один раз в полгода.
  • Локальная — чаще всего проводится на постоянной основе, так как позволяет не закрывать магазин во время рабочего дня. Берется один определенный сегмент и проводится полный аудит данной области. Такая проверка может проводиться каждый месяц – сроки устанавливаются руководством.
  • Выборочная – проводится на постоянной основе, каждый день снимается отчет по определенным позициям для сверки остатков с фактическим наличием. Делается это для того, чтобы контролировать возможные убытки, проблемные зоны магазина.

О принципах контроля остатков товаров читайте здесь>>>

Кто проводит инвентаризацию в магазине

Перед тем, как провести инвентаризацию в магазине, создается контролирующий орган – группа лиц, которая следит за ходом проверки. Состоит комиссия минимум из 2-х человек, назначенных приказом по форме ИНВ-22. При выборе членов контролирующего органа нужно придерживаться основных требований:

  • Материально-ответственные лица не допускаются в члены комиссии, потому что они могут исказить результаты проверки в своих целях.
  • Присутствие в комиссии сотрудника, отвечающего за ТМЦ, обязательно.

Например, если проверяется торговый зал магазина, то в группу контролирующего органа могут быть включены бухгалтер, директор, начальники других звеньев.

Инвентаризация розничного магазина проводится двумя способами:

  1. Своими силами – этот способ позволит сэкономить время и деньги. За проведение проверки сторонней организации придется заплатить, в среднем цена за услугу начинается от 40 000 рублей. Еще один плюс проверки своими силами – сотрудники магазина знают расположение полок, местонахождение товаров и легко ориентируются в торговой точке. Помимо этого, самостоятельная инвентаризация позволяет выбрать удачное время для проверки. Например, нерабочее время магазина.

Однако у этого варианта есть и минусы: если сотрудники знают о возможной недостаче, то попытаются ее скрыть; персонал может воспринимать ревизию как формальность и относиться к ее проведению безответственно; не у всех сотрудников достаточно компетенции для проведения инвентаризации, ведь необходимо не только производить подсчет, но и уметь пользоваться соответствующим программным обеспечением.

  1. Инвентаризация силами сторонней организации имеет следующие преимущества: комиссия, проводящая проверку, не заинтересована в искажении результатов; все действия сопровождаются верно оформленными документами; проверка проводится быстро, потому что специалисты имеют большой опыт проведения инвентаризации.

Главный минус этого варианта – дороговизна. Магазин потерпит убытки не только по причине оплаты за проведение инвентаризации, но и из-за закрытия торговой точки на время проверки, так как сторонняя организация требует полное закрытие магазина. Если в ассортименте магазина представлен специфический продукт, с которым работают не все проверяющие компании, то услуги будут стоить еще дороже.

Сроки проведения инвентаризации

Частично мы этот вопрос затронули ранее, но давайте остановимся на нем более подробно.

Инвентаризацию рекомендовано проводить в продовольственных магазинах не реже, чем раз в месяц. Однако есть ряд требований, при которых ее проведение необходимо выполнить незамедлительно, вне зависимости от того, как давно она производилась:

  • произошло ЧП (пожар, наводнение и т.д.);
  • приближается сдача годовой бухгалтерской отчетности;
  • вступает в обязанности новый сотрудник ответственный за ТМЦ;
  • зарегистрировано мошенничество, кража или порча имущества магазина;
  • проводятся глобальные изменения: реструктуризация организации, продажа магазина и пр.

В остальных случаях инвентаризация проводится на усмотрение руководства. Рекомендуемая частота проверки склада и торгового зала магазина – один раз в месяц, что позволяет контролировать работу сотрудников и товар на качество.

Проводя инвентаризацию на регулярной основе, вы сможете видеть качество работы сотрудников, выявить наиболее популярные продукты и корректировать остатки на складах при закупке.

Правила проведения инвентаризации в магазине

Чтобы выполнить все четко, быстро и сократить погрешности в подсчетах, следует пользоваться следующими правилами:

  • Каждую полку должны проверять минимум 2 сотрудника;
  • Подсчет производится слева направо и сверху вниз;
  • Продукция, подлежащая взвешиванию, считается только один раз;
  • После того, как два сотрудника произвели подсчет и внесли полученные данные в бухгалтерский реестр, необходимо их сверить, и, если они не сходятся, то проводится повторный пересчет стеллажа до тех пор, пока данные не будут одинаковыми;
  • Если инвентаризация проводится в супермаркете, то необходимо пройденные стеллажи отмечать на плане магазина, чтобы ничего не пропустить.

Если вы проводите выборочную или локальную проверку, придерживайтесь таких же правил, чтобы уменьшить затрачиваемое время и быть уверенным в верности расчетов.

Какие документы оформлять при проведении инвентаризации

Перед началом инвентаризации необходимо подготовить сопроводительные документы, которые потребуются для отчетности:

  • Приказ от руководства (форма ИНВ-22) – он оповещает сотрудников о приближающейся проверке;
  • Товарно-материальная опись (форма ИНВ-3) – на ее основании будет осуществляться сверка с фактическим наличием;
  • Акты: инвентаризации ТМЦ принятых на хранение (форма ИНВ-5), списанных (форма ИНВ-16) и находящихся в пути (форма ИНВ-6);
  • Сличительная ведомость (форма ИНВ-19) – потребуется, если будут установлены расхождения фактические с документальными;
  • Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26) – в нее вносят окончательные данные;
  • Приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Со стороны магазина также подготавливаются все имеющиеся документы о движении товара, приходно-кассовые ордера, документ о списании ТМЦ. Чем лучше магазин документально подготовится к проверке, тем качественнее она будет проведена.

Порядок проведения инвентаризации в магазине

После того, как все документы подготовлены, комиссия следует по определенному сценарию. Как правило он не изменен:

Шаг 1. Подготовка магазина

На этапе подготовки важно, чтобы сотрудники не знали о предстоящей проверке во избежание каких-либо манипуляций с их стороны.

Если назначена частичная инвентаризация, то закрывают только проверяемый отдел и кассу, относящуюся к этому отделу.

Подготовка проводится в присутствии всех членов комиссии, на основании приказа по форме ИНВ-22.

Когда все подготовительные работы закончены, мы переходим к следующему этапу.

Шаг 2. Проведение инвентаризации

После начала подсчета производить операции или перемещать товар строго запрещено.

На этом этапе комиссия не только считает остатки, но и обращает внимание на срок годности, условия хранения и вид товара. Все данные вносятся в опись фактического наличия по форме ИНВ-3. Опись распечатывается в двух экземплярах.

В опись требуется внести весь товар: фасованный, весовой, излишки (если таковые имеются) или любой другой, который не был включен ранее.

После завершения проверки, необходимо убедиться, что все позиции соответствуют количеству артикулов. Если все проведено правильно, каждый товар учтен, то все члены комиссии заверяют акт и передают его в бухгалтерию.

Быстро и без ошибок провести инвентаризацию можно с помощью программы Класс365. Она автоматически создает список с учтенными товарами, позволяет добавлять товары вручную и с помощью сканера штрихкода, переходить к списанию или оприходованию прямо из документа инвентаризации. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас>>>

Шаг 3. Сверка результатов

При поступлении актов анализируются остатки, указанные в программном обеспечении и в акте проверки (сличительная ведомость по форме ИНВ-19).

Используя специализированные электронные программы, вы можете значительно облегчить работу.

Стоит только добавить данные в систему, а программа самостоятельно проведет сверку с предыдущими показателями и предоставляет результат инвентаризации в магазине.

Бухгалтерия проводит сверку фактических остатков с данными учета. Если в магазине нет бухгалтера, то сверку проводит сам руководитель. Если обнаружен испорченный товар или с истекшим сроком годности, то нужно заполнить акт о списании (ТОРГ-16). Составляется он в 3 экземплярах для всех ответственных лиц. Для уцененного товара составляется акт по форме — ТОРГ-15.

Шаг 4. Подведение итогов инвентаризации

После анализа всех данных создается приказ, фиксирующий результаты проведения инвентаризации в магазине. Бухгалтер вносит в программу полученные от комиссии данные, включая недостачу, излишки и пересортицу.

Руководителю предоставляется ведомость результатов проведенной инвентаризации по форме ИНВ-26, на основании которой руководитель имеет законное основание вынести решение о премировании и наказании материально ответственных лиц.

О том, как автоматизировать проведение инвентаризации, читайте здесь>>>

Что делать с недостачей, излишками и браком

После инвентаризации в магазине могут быть выявлены расхождения остатков. Их нужно проанализировать и разобраться с причинами. Одно дело, если это была кража. Другое – в условиях хранения произошла потеря товарного вида (естественная убыль). В этом случае заполняется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

В случае пересортицы также необходимо произвести сверку стоимости и вида товара. Если в результате проверки сумма остается неизменной, данные вносятся в программу.

Все недостачи оформляются как расход, излишек – как приход. Результаты вносятся по факту проверки в ведомость учета по форме ИНВ-26.

Если финансовая разница существенная, то руководитель может удержать средства с материально ответственного лица, но сумма не должна превышать 20% от заработной платы.

Итог

Избежать недостачу и порчу продукции можно регулярно проводя инвентаризацию. А чтобы не тратить на нее много времени, следует пользоваться основными правилами, указанными выше. Если следовать всем пунктам, то существенно сократится время на полную проверку.

Источник: https://Class365.ru/stati/7340-pravila-i-poryadok-provedeniya-inventarizacii-v-magazine/

Инвентаризация – порядок проведения и оформления

Локальная инвентаризация это

Инвентаризация, что это такое простыми словами – это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Что такое инвентаризация?

Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.

Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:

  • складские помещения;
  • производственные участки;
  • торговые площадки;
  • касса предприятия.

В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.

Для чего нужна инвентаризация?

Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.

Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:

  • имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;
  • перед составлением годового отчета;
  • в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;
  • были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;
  • произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;
  • предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

  • основные средства;
  • запасы производства;
  • вклады финансов;
  • нематериальные активы;
  • производимая и созданная продукция;
  • деньги;
  • товары;
  • иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению – тоже учитывается и вносится в ведомость.

Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель – выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем – сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Что такое техническая инвентаризация?

Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.

Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.

Чем инвентаризация отличается от ревизии?

Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.

Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников.

В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.

Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.

По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

  • естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
  • выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
  • проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

  • какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
  • в какое именно время это следует осуществлять;
  • перечисление видов активов, подлежащих проверке;
  • назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
  • возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Вам также может понравиться

Источник: https://1c-md.com/raznoe/inventarizaciya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.