Как правильно подшивать счета фактуры полученные

Содержание

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как правильно подшивать счета фактуры полученные

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

99 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

Как Подшить Расходы-Документы Книга Покупок – Оксана Булат Налоги И Бухучет

Как правильно подшивать счета фактуры полученные

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  • штатное расписание;
  • приказы личного и общего состава;
  • накладные;
  • счета — фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • авансовые отчеты;
  • путевые листы;
  • ведомости по заработной плате;
  • другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Общие вопросы по ведению кассовой книги

Если у предприятия есть несколько подразделений, то оригиналы кассовых книг хранятся по месту работы с наличностью. В головное подразделение предоставляются только копии первичных документов. Вести кассовую книгу можно:

  • в бухгалтерской программе;
  • на бланке унифицированной формы электронно или от руки.

По правилам кассовой дисциплины книга ведется в течение года по нарастающей. Номера ордеров ежегодно начинаются с единицы. Используется сквозная нумерация. Ответственный должен выводить на печать листы в двух экземплярах – для отчета кассира и кассовой книги. Каждый лист должен быть пронумерован.

Если касса ведется в бухгалтерской программе, то данные действия не составляют труда. Программа автоматически проставляет нумерацию страниц, присваивает по порядку номера документам и выводит на печать уже готовый лист согласно унифицированной форме. В программе же формируется титульный лист книги, который должен содержать обязательные атрибуты:

  • ОКПО компании;
  • название компании или Ф.И.О ИП;
  • временной период;
  • наименование подразделения в случае наличия.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем.

Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Чем скрепить то, что сшито

В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью _____ листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Наклейка не должна быть слишком большой или маленькой. Ее размера должно хватать, чтобы закрыть узлы и часть нитей. Концы ниток немного торчат из-под наклейки.

Желательно использовать хороший канцелярский клей, чтобы было сложно поменять этикетку.

После того, как на наклейке будут проставлены количество листов и подпись уполномоченного лица, сверху ставят печать так, чтобы часть оттиска была на книге и на наклейке.

Как сшить кассовую книгу, если она не ведется в бухгалтерской программе? Процедура будет та же самая, только придется самостоятельно пронумеровать от руки каждый лист и заполнить титул. Когда надо сшить отчет кассира, надо помнить, что нумеруются не только лист с оборотами в кассе, но и все ордера с приложениями.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Как вести книгу

  • Её ведут только те предприятия, деятельность которых облагается НДС (п.3 ст.169 НК РФ), поскольку правом на получение налоговых вычетов обладают только те предприятия, которые выплачивают НДС.
  • Налоговая декларация формируется на основе выписок из книги покупок: данные по суммам к вычету (раздел 8 книги) переносятся в декларацию по НДС построчно. Количество заполненных таких разделов соответствует количеству сделанных в книге записей.

Книга покупок становится основанием и для осуществления проводок в бухгалтерский учёт, когда НДС принимается к вычету — запись Дт 68 Кт 19.

Заносятся следующие виды счетов-фактур:

  • переданные продавцом;
  • авансовые;
  • корректировочные на снижение сумм у продавца и возрастание её у покупателя;
  • на проведение СМР для нужд предприятия, если НДС по ним принят к вычету;

Кроме счетов-фактур вносятся:

  • документация строгой отчётности (допустимы копии) при оплате транспорта или проживания во время командировок;
  • подтверждающие уплату НДС бумаги при ввозе продукции из-за рубежа: платёжные и таможенные;
  • при ввозе продукции из ЕАЭС: заявление и документ на оплату косвенных налогов.

Записи заносятся по мере наступления права на налоговые вычеты по НДС. Вводить информацию можно со счетов-фактур любого вида: предоставленных в электронном и бумажном формате, заполненных вручную с одновременным заполнением отдельных частей на компьютере.

Не разрешается вписывать счета-фактуры, не отвечающие условиям, предписанным ст. 169 НК и установленным законодательно формам, а также:

  • полученные в качестве безвозмездной передачи средств и продукции;
  • предоставленные комиссионером от комитента по переданным для продажи ТРУ и имущественным правам (учитываются и авансы по этим операциям), а также по операциям приобретения ТРУ для комитента.
  • на авансовые платежи по ТРУ, приобретаемые для операций, которые не подлежат обложению НДС;
  • предварительные счета-фактуры, оформленные после получения отгрузочных документов.

Это видео расскажет про особенности ведения книги покупок книги продаж:

Правила заполнения книги покупок и продаж

Заполнение производится по установленным правилам:

  1. В верхней части книги необходимо вписать реквизиты налогоплательщика (покупателя), ФИО руководителя , ИНН, КПП.
  2. Вписывается налоговый период.
  3. Далее идёт информация в виде таблицы: информация из счетов-фактур, ставших основанием для вычета по НДС.

При обнаружении в книге неверных сведений требуется завести дополнительные листы покупок на срок, когда был зафиксирован ошибочный счёт-фактура до того, как в него были внесены изменения, в него вносится отметка об устранении ошибочного счёта-фактуры.

Инструкция по правильному заполнению:

  1. Наименование покупателя согласно учредительной документации с идентификационным номером и кодом причины постановки на налоговый учет.
  2. Период налогообложения, в течение которого производилось перечисление сумм, частичных авансовых поступлений или передачи прав на имущество.

Образец

С начала октября оформление книги покупок осуществляется по новым правилам, хотя существенных изменений не произошло.

Новые правила заполнения:

Источник: https://law-inside.ru/vychety/kak-podshivat-knigu-pokupok.html

Правила хранения счетов-фактур

Как правильно подшивать счета фактуры полученные

“Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2010, N 12

На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой “первички”.

Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ).

Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант – по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся.

В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.

Анализируем “нормативку”

Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее – Правила).

Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав – плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж.

В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.

Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета. Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая “первичка”, нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны.

Как известно, счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) ). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы – пронумерованы (п. 6 Правил).

Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) “входящие” счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).

Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.

Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст.

23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п.

368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам.

Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок – пять лет (п. п. 15, 27 Правил).

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/58154-pravila-xraneniya-schetov-faktur

Как учитывать и хранить счета-фактуры | СБИС Помощь

Как правильно подшивать счета фактуры полученные

Плательщики налога на добавленную стоимость обязаны вести книги покупок и книги продаж, чтобы учитывать суммы налога на добавленную стоимость. Компании, которые выставляют и получают счета-факутры как посредники, например оказывают транспортные услуги или выступают застройщиками, должны вести журналы учета всех счетов-фактур.

Порядок ведения и заполнения, а также форма книг и журналов учета закреплены в Постановлении. Регистрировать следует все документы: первичные, исправленные, корректировочные. Они могут быть электронными или бумажными.

Книга покупок и книга продаж

В СБИС книга покупок и книга продаж формируется автоматически по данным учета.

Счета-фактуры в бумажном виде следует регистрировать в книге продаж в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, а в книге покупок нужно регистрировать счета-фактуры по мере возникновения права на вычет.

Корректировочные счета-фактуры к доплате регистрирует продавец в книге продаж, а покупатель — в книге покупок.

Счета-фактуры к уменьшению продавец должен заносить в книгу покупок, а покупатель — в книгу продаж.

Документы регистрируется на сумму разницы и записываются в книгах с положительным знаком, чтобы не возникало вычета сумм при занесении корректировочного счета-фактуры в книги покупок и продаж.

Если в счет-фактуру вносили исправления, то запись об исходном документе должна быть аннулирована. Если налоговый период еще открыт, в книгу вносится запись по исправленному документу со знаком «минус».

Так значение по ошибочному счету-фактуре или корректировочный счет-фактура превратится в ноль, а исправленное займет его место.

Когда налоговый период, в котором зарегистрирован документ, уже закрыт, аннулирование производится на дополнительном листе книги.

Журналы учета счетов-фактур

Журнал учета заполняется автоматически, когда вы проводите реализации или принимаете к учету входящие счета-фактуры. Документы регистрируются по дате выставления в разделе «Выставлено».

Когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В разделе «Получено» документы регистрируются по дате их получения.

Так в журнале отображаются даты выставления и получения документов.

Компании-посредники обязаны вести журнал учета, даже если они не являются плательщиком НДС и не принимают его к вычету. Такие организации предоставляют журналы в налоговые инспекции.

По этим данным ФНС контролирует, соответствуют ли начисленные суммы НДС суммам налога, принимаемым к вычету.

И наоборот, соответствуют ли заявленные принципалами суммы суммам НДС, которые продавцы товаров начислили к уплате в бюджет.

Учет счетов-фактур в разных налоговых периодах

Если покупатель получает счет-фактуру после окончания налогового периода, в котором он принял товары к учету, но до представления налоговой декларации, он может принять сумму налога к вычету в том налоговом периоде, в котором принял товары к учету. Счет-фактура, полученная после подачи декларации, должна относиться к новому налоговому периоду.

Хранение

В соответствии с Постановлением счета-фактуры как на бумажном носителе, так и в электронном виде следует хранить не менее 4 лет. Подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры должны храниться в течение того же срока.

Следует понимать, что у одного документа может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться. В этом случае нужно выбирать максимальный из них.

Чтобы вам было спокойнее, вы можете распечатать документы, но юридической силы они иметь не будут.
Юридическую силу имеют только документы в электронном виде, подписанные электронной подписью.

Подробнее о том, как сохранить документ в СБИС, можно посмотреть здесь.

Уничтожение документов по истечении срока хранения — это право налогоплательщика, а не обязанность. Как следует из новой редакции ст. 87 НК РФ налоговые органы вправе проводить камеральную проверку, охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика.

Согласно ст. 120 НК РФ, если при проверке инспектор обнаружит отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере:

  • 10 000 рублей — если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 рублей — если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода;
  • если было зафиксировано занижение налоговой базы – 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Рекомендуем хранить первичные документы в течение 5 лет с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности, а не с даты их оформления.

Источник: https://SBIS.ru/help/edo/org/chet_fac/storag

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.